Van escalatie naar rust door goede communicatie

Spoedstart bij VDL ETG

Jos werkte 22 jaar als projectmanager bij Philips Semiconductors/NXP. Op een dag besloot hij te starten als projectmanager. Hij hield een sabbatical en oriënteerde zich op een nieuwe klus. Al snel kwam hij in contact met Bart en bezocht hij de evenementen van Ghysels in Eindhoven. Op een dag belde Bart hem, of hij alsjeblieft met spoed wilde starten bij VDL. Dit was donderdag. Die maandag erop startte Jos als ad interim projectmanager bij VDL.

Praten en luisteren

We treden vanwege de privacy niet op in details over wat er precies speelde. We kunnen wel zeggen dat door de gewijzigde communicatie van Jos binnen korte tijd de rust wederkeerde, bij een belangrijke klant van VDL, het management en op de werkvloer. Jos: ‘Belangrijk is dat je laat zien wat je gaat doen en hoe. In dit geval deed een simpele flowchart met stappen en beslissingspunten en een actielijst met datums het werk. Het management en de klant kregen hierdoor vertrouwen dat de problemen de juiste aandacht kregen en voor het team werd het duidelijk wat er moest gebeuren. Prioriteiten konden gezet worden wat de voortgang ten goede kwam.’

Jos ziet dat snelheid versus kwaliteit een terugkerend thema is wanneer je projecten draait. Jos: ‘De business en de klant willen soms graag snel en kort door de bocht. Alle begrip, maar wie een shortcut neemt, gaat fouten maken en dan is de levertijd langer dan wanneer je het in één keer goed doet. Je blijft dan doormodderen. Dat is het moment dat ik op de rem ga staan. Ophaal wat er echt aan de hand is en vervolgens kom ik terug met een plan. Dit is de situatie, zo gaan we het doen, en dat kost zoveel tijd. Wanneer je kraakhelder communiceert, krijg je het team, management en de klant mee. Dan lost de weerstand op.' 

Jos heeft alles al een keer meegemaakt. Waar gaat het nou vaak mis? Jos: 'Communicatie. Praten en luisteren. Met name over de planning kun je niet goed genoeg communiceren. Een planning op zich is belangrijk, maar daarover communiceren is nog belangrijker.' Hoe Jos dit doet? ‘Ik doe dit wekelijks in mijn core team meetings. Wat staat er in de planning voor de komende 2-3 weken. Klopt dit nog ? Waar is hulp nodig ? Dan leer je waar het project staat en welke activiteiten aandacht moeten krijgen van de project manager. En dit altijd met het einddoel voor ogen.’

Duidelijke briefings en risicoanalyse

We horen het vaker: beter communiceren. Marc Groothedde, via Ghysels geplaatst bij VECO in Eerbeek, zei hierover in een blog over de menselijke kant van hightech. 'De kwaliteit van communicatie neemt af. We nemen niet meer de tijd om elkaar echt te begrijpen. Pas wanneer we onze kennis en ambitie structureel delen, lukt het om samen van A naar B te gaan.' 

Waar het volgens Jos vaak misgaat is dat de communicatie naar het management ook gebruikt wordt voor de teams. Jos: 'Wat ik vaak zie gebeuren is dat de managementsheets die in grote lijnen een project weergeven, 1 op 1 worden gepresenteerd naar het team. Teams hebben veel meer details nodig. En stellen elkaar de vraag: waar werken we nou precies aan. Dit moet duidelijker 'vertaald' worden, en niet over de schutting worden gegooid.'

Duidelijke briefings over wat te doen zorgen voor een betere werksfeer en meer ruimte voor andere belangrijke zaken zoals risico's inschatten en behandelen. Iets waar te weinig tijd en aandacht voor is volgens Jos, maar wat vaak wel voor bottlenecks zorgt waar niemand op zit te wachten. 'Risicobehandeling en inschatting, dat wordt niet altijd netjes gedaan. Vaak voelt het als een moetje, en dan ben je eigenlijk al slecht bezig. Want deze vormen vaak de bottlenecks in projecten.'

Altijd een paar stappen vooruit

Jos merkt dat hij de juiste man op de juiste plek is bij VDL, en dat geeft hem werkplezier. Jos: ‘Als projectmanager moet je een schaap met 5 poten zijn. Belangrijkste is goed luisteren. Een goede projectmanager is vaak iemand die graag praat, Dit zijn het type mensen dat vaak wordt aangenomen als projectmanager, want daarvan wordt gedacht: die duwen de groep verder. Maar goed luisteren is net zo belangrijk in de communicatie.’

Jos loopt als projectmanager eigenlijk altijd al voor de muziek uit. ‘Het is makkelijk om mee te doen met het team, om korte termijn te denken en brandjes te blussen. Een goede projectmanager denkt vooruit: waar zitten de valkuilen, de risico's in de toekomst, en bereid daar het team op voor. Je bent altijd al bezig met de volgende stap in het behalen van het einddoel. Goed het geheel overzien en communiceren met je mensen is daarbij van groot belang.’ Deze soft skills zijn volgens Jos belangrijker dan de methode die je kiest, hoewel het natuurlijk ook goed is om daar bewuste keuzes in te maken. Jos: ‘Veel bedrijven werken met waterval methode, omdat ze nog niet willen scrummen of scrum is niet de juiste oplossing. De termijnen in SCRUM zijn kort, en in waterval kunnen ze weer heel lang zijn. Welke methode het beste is, dat hangt er vanaf wat er op dat moment nodig is. Combineren kan natuurlijk ook. Vaak worden scrum meetings gebruikt ook in een waterval omgeving als er snel iets opgelost moet worden.’

Sterk netwerk in de high tech branche

Jos zit de komende tijd nog wel goed op zijn plek bij VDL en na een jaar bestaat de kans dat hij een vaste baan krijgt aangeboden. Voor de snelle plaatsing en de goede match is Jos GHYSELS en dus ook Bart dankbaar. Jos: ‘Bart is een aardige man, die duidelijk verwoordt wat de opdracht is en wat de verwachtingen zijn. Ik beveel hem aan vanwege zijn goede contacten binnen de branche, wat zorgt dat hij binnen korte tijd de juiste professional op de juiste plaats krijgt, zoals bij mij het geval was. Goede professionals in de high tech vinden is lastig, al helemaal zo snel.’ 

Snel waarde toevoegen als (senior) projectmanager?

Wil je, net als Jos, de kans grijpen om binnen korte tijd aanzienlijke waarde toe te voegen als projectmanager bij een vooraanstaand bedrijf in de high-tech sector? Aarzel dan niet en sluit je aan bij een van onze inspirerende events voor projectmanagers. Hier kun je niet alleen waardevolle inzichten opdoen, maar ook deuren openen naar opwindende nieuwe mogelijkheden. Kom langs of neem contact met ons op . Lees hier het verhaal van andere projectmanagers die wij hebben geholpen aan een nieuwe uitdaging en hoe zij samenwerken met Ghysels hebben ervaren. 

Meer lezen over projectmanagement

Internationaal projectmanagement, zo voorkom je misverstanden

Projectmanager in hightech: gun jezelf de volgende stap in 2023

‘Zo manage je als projectmanager jouw succes van tevoren’