Wanneer ‘ja’ eigenlijk een ‘misschien’ is

Saikit sprak, totdat hij een baan in China kreeg, net zo veel Chinees als een gemiddelde Nederlander. Zijn ouders komen dan wel uit Hong Kong, maar brachten hem de Kantonese taal nauwelijks bij. Overigens had dit ook niet veel zoden aan de dijk gezet voor zijn baan bij Bosch Packaging in Hangzhou, waar Mandarijn de voertaal is. Inmiddels spreekt Saikit een aardig woordje Mandarijn.

Professionele ervaring opdoen in het buitenland betekent: iets harder vallen en opstaan, maar ontzettend veel mensenkennis en ervaring opdoen. Vooral wanneer je als projectmanager werkzaam bent in de industrie, die vanuit ons land toch veelal wordt uitbesteed aan bedrijven in China en India. 

Eén van de eerste lessen die Saikit leerde is dat een ja of een nee in verschillende culturen niet hetzelfde is. ‘Voor een Duitser, is een ja een ja. Voor een Nederlander ook. Maar zak je iets meer naar het zuiden, naar België, dan ligt het alweer anders. Voor een Indiër, is een ja een misschien. In China? Daar is een ja een ja wanneer ze er aandacht aan willen geven. Hoe dit precies werkt, daar kom je alleen maar achter door het te doen.’

Dichtgetimmerde planningen versus ad hoc werken

Directheid wordt in China heel anders ervaren dan in Nederland. ‘Wanneer je werkt met Chinezen moet je goed begrijpen hoe belangrijk hiërarchie voor ze is', vertelt Saikit. Hij leidde voor een grote verpakkingsmachine leverancier in China diverse verpakkingsprojecten voor klanten als Nestlé, Friesland Campina, Coca-Cola en Pepsi. 

Saikit: ‘Wanneer je internationale projecten draait, is het belangrijk om eerst duidelijk te krijgen hoe jij zelf naar dingen kijkt. Wat voor jou heel normaal is, is dat voor de ander niet. Jouw manier van zaken doen en denken is in de regel helemaal niet normaal voor de ander. Dus ga daar nooit zomaar vanuit’

In Nederland zijn wij goed in het maken van planningen. Ook is het zeer gangbaar dat wij deze regelmatig met elkaar doornemen en verwachten dat iedereen zijn verantwoordelijkheid daarin pakt. ‘Wanneer je met Chinezen een planning deelt, dan hoef je niet te verwachten dat ze zich daar ook aan houden,’ vertelt Saikit.  ‘Lange termijn denken is een stuk minder gangbaar in de Chinese cultuur. Ze houden nogal van werken op ad hoc basis. Daar staat tegenover dat wanneer een hoge opzichter of manager aangeeft dat iets vandaag moet gebeuren, alles ook drie keer zo snel gaat dan in Nederland. Dan onderneemt ook echt iedereen meteen actie en wordt er keihard gewerkt. Dan is het de hoogste prioriteit voor iedereen. Wanneer je in China dus iets op tijd af wilt krijgen, is het slim om allereerst de hoge baas mee te krijgen. En deze vervolgens op tijd te waarschuwen. Met zomaar een planning uitdelen en verwachten dat deze wordt gehaald, ga je de wedstrijd in China niet winnen. India spant overigens de kroon. Daar wordt helemaal niets gedaan als de baas daar geen opdracht toe geeft!’

De kunst om te begrijpen of iets daadwerkelijk urgent is

Sinds december 2022 is Saikit voor een aantal dagen in de week werkzaam bij VDL Packaging. Een interim-klus die hij via GHYSELS heeft verkregen.  Zijn uitdaging? Voor een zeer bekende wereldwijde koffiegigant 3 verpakkingslijnen succesvol installeren in fabrieken in China en de Verenigde Staten. Zijn jarenlange carrière in de verpakkingsindustrie helpt hem hierbij, net als zijn ervaring met internationaal projecten managen. 

Saikit is blij met de klus, die voor hem op het perfecte moment kwam, en waar hij voldoende uitdaging ervaart. Saikit: ‘Ik ben blij dat Bart mij had onthouden en mij hier heeft voorgesteld. Binnen iets meer dan een week had ik de klus en ik kon vrijwel meteen starten. Inmiddels heb ik grip op de zaak. Ik vind dat een goede projectmanager altijd meteen, of binnen een redelijke termijn, betrouwbare informatie moet kunnen verschaffen over de status en planning van een project.’ 

Maar ja, elke projectmanager weet natuurlijk: planningen blijven veranderen. 

Over wat binnen verschillende culturen wordt gezien als urgent, ook daar kan Saikit een boekje over opendoen. ‘Amerikanen maken alles urgent, of laten dat in hun communicatie in ieder geval zo lijken. Daarbij moet je goed opletten, en filteren wat er echt volgens planning is. Wanneer in Azië iets als urgent wordt aangemerkt, dan is dat op dat moment ook écht het belangrijkste. Wanneer een Aziatische klant zegt: ik wil het graag nu, dan gaan de alarmbellen af. Dan zit zorg ik ervoor dat we er allemaal bovenop zitten om hem of haar te helpen.’

Je kunt nooit duidelijk genoeg zijn

Ieder land, ieder bedrijf en eigenlijk ook iedere regio is een wereld op zich. Want of je nou wereldwijd zaken doet, of binnen Nederlandse regio’s: verschillen zijn er altijd. 

Saikit: ‘Ik woon in Weert, en daar zijn de mensen al een stuk Bourgondischer en implicieter in hun communicatie dan in Eindhoven. In het westen is het heel normaal om direct te zijn en te zeggen waar het op staat, soms op het botte af. Zelf vind ik dat prettig werken, want je weet precies wat iemand anders wil zeggen.’

En dat is wat Saikit eigenlijk vooral wil meegeven: je kunt niet duidelijk genoeg zijn. 100% elkaar begrijpen is volgens Saikit dan ook één van de belangrijkste doelen die projectmanagers altijd moeten hebben. Dat is extra belangrijk wanneer je zaken doet met mensen uit een andere cultuur en daardoor een heel ander vertrekpunt heeft. 

Saikit: ‘Projectmanagement is uiteindelijk het op de juiste manier omgaan met mensen. Alle tools en planningen die je daarbij inzet zijn ondersteunend. Maar het is je mensenkennis, en de communicatie skills die ervoor zorgen of je de klant écht verder helpt samen met jouw team. Elkaar te allen tijde exact begrijpen betekent dat er geen grijs gebied is. Dat alle verwachtingen duidelijk zijn voor iedereen, en er geen verwarring bestaat over de belangrijke punten in een project. Die moeten altijd helder zijn, voor iedereen.’

Duidelijk en helder communiceren is extra belangrijk bij tegenval of slecht nieuws. Saikit: ‘Wanneer ik slecht nieuws breng, dan verwoord ik dit zo duidelijk mogelijk. Zodat er geen ruimte bestaat voor interpretatie. Ik bereid deze gesprekken altijd goed voor. Doel is dat het slechte nieuws wordt geaccepteerd en we vervolgens tot vervolgstappen komen waar iedereen achter staat. Soms is het niet te voorkomen dat het slechte nieuws niet wordt geaccepteerd en het een escalatieniveau hoger komt.’

Doe geen aannames

Assumption is the mother of all fuck ups. Aannames doen is funest binnen projecten. Binnen internationale projecten is het doen van aannames een nog grotere valkuil die nóg meer schade kan aanrichten. 

Saikit: ‘Wanneer ik een vraag stel, dan ben ik altijd heel erg voorzichtig in het interpreteren van het antwoord. Het kan zomaar zijn dat iemand iets compleets anders bedoelt dan dat hij of zij wil zeggen. Ik probeer mij dan in te beelden: wat probeert die persoon nou écht te zeggen? Het komt vaak voor dat ik hele gekke antwoorden krijg op vragen die ik stel. De geschreven antwoorden van niet-natives in het Engels bijvoorbeeld.’

Om ervoor te zorgen dat hij niet helemaal lost in translation raakt, vraagt hij door totdat hij precies begrijpt wat de ander bedoelt. Een kwestie van herhalen en samenvatten. Saikit: ‘Het vergt extra inspanning om de juiste informatie op te halen. Maar wanneer het lukt, dan zorgt dit voor een soepeler verloop van het project. Iets wat niet helemaal duidelijk is, vormt een probleem. En dit probleem komt altijd weer terug. Hoe langer het duurt voordat het terugkomt, hoe meer pijn het gaat doen.’

Do you want to step up your game?

Klinkt internationaal projecten managen zoals Saikit Liu dat doet bij VDL Packaging jou ook als een uitdaging in de oren? Neem dan contact met ons op, grote kans dat wij ook een mooie interim-klus of vaste functie voor jou kunnen vinden. Saikit Liu beveelt onze manier van bemiddelen in ieder geval aan. ‘Ik ben blij met de klus, en absoluut positief over de samenwerking met Bart. Hij luistert goed en kwam met een functie die precies bij mij past, net op het moment dat ik op zoek was naar een nieuwe klus. Binnen korte tijd regelde hij een introductie, en nam ook alle contractuele zaken op zich. GHYSELS is helder in de communicatie en het managen van verwachtingen. Al met al: een bemiddelaar waarmee je als projectmanager zeker even contact mee moet leggen!’

Meer nieuws over projectmanagement

Zo manage je als projectmanager jouw succes van tevoren

Projectmanager in hightech: gun jezelf de volgende stap in 2023

Stakeholder-management: zo pak je dit structureel slim aan.