Stakeholder-management: zo pak je dit structureel slim aan

Stakeholdermanagement: daarom is het belangrijk

 

Stakeholders kunnen jou helpen om van jouw project een succes te maken. Oftewel: samen met jouw team, op een plezierige manier, binnen afgesproken tijd en budget, de doelen behalen. 

Maar er zijn ook belanghebbers die je behoorlijk in de wielen kunnen rijden. Met als gevolg: de geldkraan wordt dichtgedraaid, het project wordt beëindigd, de scope wordt compleet aangepast, er is sprake van tegenwerking, uitstel en een hoop stress.

Kortom: een belangrijke taak van een projectmanager is om de personen met invloed en macht over de uitkomst van het project te identificeren én te beïnvloeden in het voordeel van het project. En dus is het als projectmanager van groot belang dat je stakeholdermanagement zeer serieus aanpakt. En structureel prioriteit geeft binnen jouw project. 

Bezint eer gij begint

 

Wanneer je start op een nieuwe positie, is de verleiding groot om je meteen te laten meezuigen in de drukte en hectiek van een organisatie. En om te gaan voor de snelle, eerste resultaten. Want zo kun je laten zien dat je in control bent, en goede oplossingen aandraagt. 

Laat je dadendrang en wellicht ego even voor wat het is. 

Beter is het om eerst écht even de tijd te nemen om de context te begrijpen. Om de organisatie beter te leren kennen. Om te praten. Heel veel te praten, en vragen te stellen o.a. over met wie je nog meer in gesprek moet.

Alleen zo ontdek je waar het project écht over gaat. Wat nou daadwerkelijk de opdracht is, en de scope. Of je over de juiste middelen beschikt om het gewenste resultaat uit te voeren en wie je belangrijke stakeholders zijn.

Belanghebbers identificeren en analyseren

 

Eén van de eerste zaken die wij adviseren bij de start van een project, is om de belanghebbers te identificeren en te analyseren. 

Wie zijn de belanghebbers? Hoe groot is hun belang en welke macht hebben ze om jouw project positief of negatief te beïnvloeden? En hoe betrokken zijn ze eigenlijk?

Is het de stuurgroep, het management? En welke personen zijn dat dan? Zijn het de medewerkers uit de eigen organisatie, leveranciers, klanten? Of de eindgebruikers, personen die het product of de service gaan gebruiken? Wie het ook zijn, als je ze mee krijgt dan kun je jouw project veel makkelijker tot een goed einde brengen.

Wanneer je een lijst hebt van al deze personen, dan kun je ze rangschikken in een stakeholdersanalysemodel. Dit is waar veel projectmanagers afhaken. Ze zeggen: ik heb de stakeholders geïdentificeerd en weet precies hoe ze in de wedstrijd staan. Dat hoef ik niet op papier te zetten. 

Neem de tijd voor het invullen van de stakeholdersanalyse. En doe dit samen met een aantal mensen die de organisatie ook goed kennen, en die je vertrouwt. Bijvoorbeeldmet jouw coreteam of een andere projectmanager. Organiseer een sessie om samen de analyse van macht en belang en betrokkenheid te maken. 

Het stakeholdermodel is een momentopname. Of iemand veel of weinig belang en invloed heeft op jouw project, neutraal, positief of negatief is, wel of niet betrokken: alles kan gedurende je project veranderen. Mensen veranderen van functie, van inzicht, betrokkenheid En dan moet ook jouw manier van hen managen en veranderen. Dus kijk regelmatig opnieuw waar iedereen staat.

Wellicht overbodig om te zeggen, maar het is ook voor de collega’s met wie je dit model hebt gemaakt belangrijk om hier zorgvuldig en vertrouwelijk mee om te gaan.

De juiste stakeholders blijvend beïnvloeden

 

Bij het invullen van de stakeholderanalyse is het duidelijk geworden waarom dit project belangrijk is voor bepaalde mensen in de organisatie,  hoe betrokken ze zijn en welke macht ze hebben. 

Een volgende stap is een plan maken hoe je deze personen structureel kunt beïnvloeden zodat zij samen met jou een succes kunnen maken van het project. 

Na een stakeholder analyse is de volgende stap het opstellen van een communicatieplan. Daar gaat het uiteindelijk om! Afhankelijk van iemands positie in het grid, kun je besluiten om diegene zo nu en dan te informeren, of juist heel nauw te betrekken bij het project. Vraag ook gerust hoe mensen graag geïnformeerd willen worden. Sommigen willen een wekelijks dashboard zien, terwijl anderen liever even worden bijgepraat tijdens een kopje koffie. 

Ons advies: maak structureel werk van jouw communicatie. En gebruik daar niet alleen de formele vergadermomenten voor. Loop ook een spontaan binnen bij iemand, bijvoorbeeld een manager met veel invloed op jouw project. Deel de leuke dingen, en je worstelingen. Vraag: hoe kijk jij ertegenaan? Welk advies zou jij mij geven? Zo betrek je mensen écht bij de voortgang. 

En stel jezelf ook regelmatig de vraag: ben ik nog steeds met de goede stakeholders in gesprek? The only constant is change, en dat geldt al helemaal in de wereld van projectmanagement.

Kom ook naar ons Kennisevent Stakeholdermanagement op 24 november!

 

Op 24 november van 17.00-20.00 houden wij bij Ghysels BV op de High Tech Campus een event voor projectmanagers over stakeholdermanagement. Tijdens dit kennisevent krijg jij de kans om andere projectmanagers te leren kennen, en daar ervaringen mee uit te wisselen over stakeholdermanagement. Aan de hand van elkaars best practices leer je om nog succesvoller te zijn door gestructureerd en slim invloed uit te oefenen.

Er zijn nog een aantal plekken over. Lees je dit na 24 november en wil je graag bij ons volgende kennisevent zijn? Laat dit dan even weten, dan houden wij jou op de hoogte van onze events. 

Meer lezen over projectmanagement

 

Projectmanager: daarom verdien jij net als een topsporter een coach

Personeelstekort: zo blijf je kwalitatief groeien met de juiste professionals

Zo groei jij van projectmanager uit tot projectleider