Van projectmanager tot manager van projectmanagers: zo zet je de stap

VECO bedient als fabrikant van microprecisie metalen 's werelds meest innovatieve, hightechbedrijven in een breed scala van industrieën, van medisch, automobiel tot voedsel en drank tot ruimtevaart. Deze industrieën vereisen van hun fabrikanten zeer hoge kwaliteit en precisie-eisen. Welke eisen dat zijn, verschilt natuurlijk maar er is één gemene deler: hoe preciezer en duidelijker de requirements van tevoren worden vastgesteld, hoe groter de kans dat VECO levert binnen tijd, budget en kwaliteitseisen. Dat is precies waar een team van projectleiders een waardevolle bijdrage in kunnen leveren. Dat zag het management van VECO ook in, en dus tuigde het bedrijf ruim 80 jaar na oprichting een aantal jaren geleden een afdeling PMO op. Met de filosofie dat het tijd was om projecten meer professioneel en gestructureerder aan te pakken.

‘Projectmatig werken is een hele omschakeling voor de organisatie, dus er valt nog veel te verbeteren', vertelt Robbert-Jan, die sinds 1 december het tientallige team van projectmanagers bij VECO leidt. Het team handelt jaarlijks zo’n 60 projecten af, ieder project met een gemiddelde doorlooptijd van een jaar. Of het nou gaat om een klantproject, een capex project of een verbeterproject, altijd centraal staat de inrichting van een proces om de kwaliteit van het eindproduct zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij het eisenpakket van de interne of externe klant. 

De omschakeling naar projectmatig werken

Voor Robbert-Jan is projecten managen naar projectmanagers managen een behoorlijke stap die voor de nodige lessen en uitdagingen zorgt.

‘Deze kans heb ik aan Bart te danken, hij heeft mij benaderd voor deze functie en dus deze mogelijkheid voor mij geïnitieerd. Een vast team van projectmanagers managen, in een relatief nieuwe PMO organisatie en in een dynamische omgeving is nieuw voor mij, en daar komen veel nieuwe vaardigheden bij kijken. Veel leren in een korte tijd, daar krijg ik veel energie van. Ik zet flink in op de professionele en persoonlijke groei van de projectmanagers. Wanneer ieder teamlid excelleert, kom je als team tot veel betere resultaten. Beetje bij beetje zie ik dat de teamleden assertiever worden, beter in hun rol zitten en preciezer worden in de uitvraag bij klanten. Dat is belangrijk, want binnen VECO is projectmatig werken nieuw en dat betekent ook voor onze interne klanten en collega’s een grote omschakeling. Kortom, binnen deze organisatie die flink in beweging is, heeft iedereen nog zijn lessen te leren. Dat maakt mijn nieuwe functie heel erg uitdagend. We zitten samen in een continu verbeterproces.’ 

What you see is what you get

Robbert-Jan woont in Almelo, dus op en neer naar Eerbeek waar VECO is gevestigd betekent voor hem ongeveer een uurtje in de auto zitten. ‘Gelukkig is ook hier het hybride werken gangbaar en werk ik een aantal dagen per week vanuit huis', vertelt hij. Toen Bart hem belde voor de functie bij VECO was de langere afstand en reistijd wel een punt van aandacht. Voor zijn werk bij zijn toenmalige werkgever Benchmark hoefde hij niet zo lang te reizen. Robbert-Jan: ‘Toch ben ik ingegaan op het voorstel van Bart om op gesprek te gaan bij VECO. Bart heeft goed naar mij geluisterd. Hij zag in dat op basis van wie ik ben als persoon en mijn kennis en ervaring met verschillende industrielijnen, ik wel eens heel goed zou kunnen passen binnen VECO. Omdat ik als projectmanager in verschillende takken van industrie heb gewerkt, van medisch, automotive tot elektrotechnisch, kan ik makkelijk schakelen tussen structuren en modellen. Die ervaring komt zeer goed van pas bij VECO. Verder deel ik als persoon de normen en waarden die gelden binnen het bedrijf. Ik houd niet van verborgen agenda’s en een politieke aanpak. Zeg maar gewoon waar het op staat, dan kom je het verst. De open, directe en eerlijke manier van communiceren binnen VECO, niet om de hete brij heen draaien, viel me meteen op tijdens de 3 gesprekken die onderdeel vormden van de sollicitatieprocedure. Toen ze me de baan als leidinggevende aanboden, was de match snel gemaakt.’

Effectief inspelen op de vraag achter de vraag

Binnen het warme netwerk van projectmanagers binnen GHYSELS, deelt bijna iedereen dezelfde mening: je succes van tevoren managen is een kwestie van het uitvraagproces verscherpen. Dat is de werkwijze van Yat-Ho Chung, die via Ghysels project manager werd bij de NTS-Group (lees hier hoe). Dit adviseert ook onze coach en adviseur Karin, die nog te veel projectmanagers zier schieten vanwege de druk en hectiek bij de start van een project. (Niet doen! Lees hier haar adviezen).

Ook Robbert-Jan heeft als eerste prioriteit en verbeterpunt binnen VECO’s PMO-team vastgesteld: zorgen de projectmanager steeds beter weten door te vragen wat de klant precies wenst én bedoeld. Het daadwerkelijk begrijpen van de klant is een kwestie van heldere communicatie op precisie niveau. Robbert-Jan: ‘Binnen tijd, budget en verwachte kwaliteitsniveau leveren vergt veel afstemming. Een goede projectvoorbereiding is daarom ook van extra groot belang. Besteed je hier als organisatie veel aandacht aan, dan plukt iedereen daar de vruchten van. Zomaar snel van start gaan met het idee: dan is het allemaal vlug klaar, zorgt juist voor vertraging. Doorvragen is de kunst. Wat bedoel je nu precies? Welke functionaliteit hoort erbij, met welke nauwkeurigheid moet de machine worden ingesteld? Dit zijn belangrijke vragen. Het komt allemaal heel nauw, en je voorkomt ellende achteraf als je dit op detailniveau vastlegt in de lijst van requirements. Beter ga je eerst samen rustig achterover zitten om de kaders van de opdracht helder te krijgen. Om er vervolgens met het team in volle vaart tegenaan te gaan.’ 

Volgens Robbert-Jan is dat dé manier waarop je een blije eindklant managed, zowel intern als extern. Hoe dat bijdraagt aan het grotere plaatje? Robbert-Jan: ‘Beter de vraag achter de vraag achterhalen en daar een goede oplossing bieden, betekent dat je beter ingespeeld raakt op klanten. Zo bouwen we bestaande klanten uit en trekken meer we nieuwe klanten aan. En leveren we als team van projectmanagers nog een grotere bijdrage aan de omzet en winst van VECO.’

Een stevige start met een coach als klankbord

Wanneer je via GHYSELS een baan vindt, krijgt een half jaar lang een coachingstraject aangeboden. Of je nou veel of weinig ervaring hebt in het managen van projecten, iedere opdracht is weer een nieuwe kans om te groeien als professional. In deze periode trek je op met Karin Rosch, jouw persoonlijke mentor, een zwaargewicht uit de hightech branche. Zij is een vertrouwenspersoon buiten de organisatie, die weet wat jouw uitdagingen zijn. En die je kunt raadplegen als je ergens niet uitkomt. 

Robbert-Jan is erg te spreken over de coaching die hij sinds zijn start bij VECO ontvangt via GHYSELS. Robbert-Jan: ‘In de eerste maanden was de leidinggevende ziek en stond ik er in het managen van het team alleen voor. De organisatie was nieuw, net als het team en de werkwijze. Ik kon dus wel een klankbord en support gebruiken. Karin heeft veel ervaring met het opzetten en runnen van een afdeling PMO, en ik maak dankbaar gebruik van haar kennis. Zij helpt mij met het plannen en organiseren van verbeteringen voor het PMO-team. Bijvoorbeeld bij het beter structureren van projecten en het detecteren van ontwikkelpunten. Ze heeft daarnaast ook goede ideeën over hoe ik het portfolio en programmamanagement beter kan aanpakken. Ik ben heel blij dat ik deze support krijg aangeboden via GHYSELS, en vind dat ze zich daardoor als recruiter echt onderscheiden in de markt.’

Ben jij ook klaar om het verschil te maken?

Ben jij geïnspireerd door het verhaal van Robbert-Jan en wil jij als projectmanager ook een grotere impact maken? Neem dan contact met ons op. Als projectmanagement recruitment bureau verbinden wij top project-, programma- en portfolio managers aan organisaties die vooruit willen. Als recruitment, consultancy en coachingsbureau hebben wij 100% focus op het projectmanagement vakgebied. Wij geloven dat ieder mens af en toe ondersteuning kan gebruiken om het beste in zichzelf naar boven te brengen. Zodat jij binnen de maakindustrie, pharma, automotive, R&D, écht het verschil kunt maken.